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História de Sucesso Urca Energia

Como o SAP Business One auxilia a Urca Energia na gestão e integração das filiais


A Urca Energia é uma holding do Grupo Urca que atua no setor de energia renovável, limpa e sustentável. Sua pipeline de projetos está conectada a uma ampla cadeia energética, desde a geração de energia em Usinas Termoelétricas (UTE) movidas a Gás Natural ou Biogás gerado pela decomposição de resíduos orgânicos ou dejetos de animais e Usinas Fotovoltaicas (UFV) com geração através da energia solar, até a comercialização da energia, geração distribuída e comercialização de GNC.

Com uma taxa de crescimento esperada de 15% em 2021 impulsionada principalmente pelo setor de GNC (Biometano), buscam soluções que potencializam o resultado do cliente com energia renovável e limpa, mediante a realidade atual do planeta. São aproximadamente 40 a 50 colaboradores de alta especialização técnica, que contribuem para a empresa oferecer soluções que se adequam e fornecem uma melhor performance de resultados energéticos para o cliente. 

Continue a leitura e confira a entrevista que fizemos com o Alex Nascimento – Controller do Grupo Urca  e confira essa história de sucesso.

Desafios antes do Sistema

  • A maior dificuldade era a consolidação de informações, pois são mais de 23 CNPJs direcionados a diversos projetos e cada empresa demanda um portfólio de relatórios específicos, um banco de dados confiável e um controle gerencial tempestivo, mesmo quando em uso do Excel. Como exemplo, às vezes, um mesmo relatório com uma determinada informação poderia ser apresentado de maneiras diferentes entre as filiais dificultando a tomada de decisão real time.
  • Sobrecarga excessiva da mão-de-obra e rotina diária, onde os colaboradores ficavam muito ocupados com a busca de planilhas, entrada de dados, atualização e acompanhamento.

“A motivação para o aquisição do SAP foi agregar tudo em um único banco de dados, onde podemos ter o mesmo relatório ou informação padronizada apenas selecionando em uma combo box qual a empresa ou filial quer queremos visualizar.”

Porque Artsoft SAP Business One

  • Buscando referência com outros colegas de contabilidade, o SAP Business One foi amplamente sugerido e o contador do Grupo que tem escritório em São Paulo já trabalha como SAP B1 e tem em sua carteira vários clientes que utilizam o sistema.
  • E a Artsoft, devido ao destaque no cenário do Rio de Janeiro. Devido a expectativa e investimento, optaram por uma empresa que tem um corpo técnico altamente habilitado e com amplo conhecimento em Sistemas de Gestão.

“Escolhemos a Artsoft, por causa do destaque dela no cenário no Rio de Janeiro. É uma das maiores empresas no setor e então escolhemos um parceiro com um portfólio amplo e com  um conhecimento consolidado em implantação de Sistema de Gestão. 

Sobre a Implementação

  • Após um período de preparação e levantamento de dados, o trabalho de campo começou em setembro de 2020, mas devido algumas mudanças internas para adequação de centro de custos, apenas em janeiro de 2021 começaram a utilizar o sistema no ambiente de treinamento e para adequação da equipe operacional. Em março, foi feita uma reavaliação dos processos e ajustes do módulo contábil, partindo para utilização efetiva em abril de 2021. Nesta fase inicial foram implementadas simultaneamente 04 empresas. E no 2° semestre de 2021, a meta é estar com 11 empresas ativas no sistema.
  • Os colaboradores da Urca são profissionais com background na utilização de ERP e capacitados tecnicamente, logo já havia uma expectativa na implementação de um sistema para otimizar os resultados. Desta forma, fizeram um trabalho de imersão no SAP, criando grupos de trabalhos por módulo implantado, tudo como muita dedicação da equipe para utilizar o Sistema o quanto antes.
  •  Um fator que contribuiu para atingir a meta de inicialização do sistema, foi a equipe de implantação da Artsoft que é capacitada e paciente para dirimir as dúvidas que surgiam. Atuando sempre como muita atenção e dedicação para entender as necessidades da Urca.
  • Todas as empresas do Grupo irão migrar para o SAP. A Urca colocou uma meta de estar com  11 empresas ativas até o final do ano.

“O time de implementação é bem capacitado, paciente e comprometido com o projeto, porque sempre surge alguma dúvida ou um ajuste a ser feito, é natural. Mas certamente a performance da equipe Artsoft tem ajudado bastante na evolução e estamos conseguindo avançar. Não é sempre um mar de rosas, toda a implantação de sistema tem complicações, pois de vez em quando surge uma barreira a ser superada, mas o suporte que temos recebido tem ajudado bastante e tem sido um diferencial”

Resultados e Benefícios com o SAP Business One?

  • Padronização dos relatórios em um único ambiente. 
  • Uma gestão mais  mais dinâmica no controle gerencial interno, tendo condições em tempo real de visualizar relatórios, e ter informações muito mais tempestivas. 
  • Em único  acesso  ao banco de dados, a Urca tem tudo centralizado e pode fazer a operação de qualquer filial ou empresa em um ambiente seguro e confiável.
  • Sistema padronizado, com o mesmo controle gerencial e gestão de custos, otimizando todo o fluxo de processos, desde a compra de material até o registro contábil da operação.
  • A padronização de relatórios e procedimentos para todas as empresas do grupo, mesmo que sejam de atividades distintas, em um único banco de dados foi um diferencial com o SAP. 
  • A padronização dos procedimentos financeiros e de compras. 
  • Com a implementação da aprovação via celular que está em andamento, o gestor do projeto conseguirá visualizar o documento de compra, acompanhar o pedido, acessar o relatório gerencial e fazer a aprovação da P.O. de onde estiver, utilizando apenas um celular com internet. 
  • Confiabilidade no Sistema de Gestão com a integração com a contabilidade.
  • Aumento de 10 a 20% a mais na produtividade, pois tudo é feito eletronicamente e padronizado.
  • Os projetos passam a ter um upside com a gestão pelo SAP Business One, pois o sistema carrega uma assinatura de confiabilidade nas informações e reconhecimento global de eficiência, que se traduzem em um fator positivo na análise das informações. Afinal, não se consegue implementar um ERP desse porte sem estar com os processos ajustados e ter um time tecnicamente capacitado. Enfim, quando você tem um sistema do porte do SAP fazendo a gestão de todos seus processos de logística, financeiro e contabilidade, você já larga na frente no mercado que a cada dia se torna mais competitivo. 

“Com a gestão integrada do SAP, conseguimos visualizar as informações de forma mais rápida e padronizada e em um único ambiente, permitindo uma tomada de decisão mais assertiva e dinâmica que poderá fazer a diferença ao assumir uma posição de investimento em determinado projeto, mitigando o risco.”

O que a SAP Business One significa para a Urca?

“ O SAP é uma ferramenta valiosa para o Grupo. No final do dia, nossa expectativa é alcançar mais resultados com o ganho de produtividade e precisão nas informações, seja na gestão de logística, financeira ou contábil. E a Artsoft é uma parceira nossa, ela está inserida no projeto caminhando lado a lado, é uma empresa que entendeu como o Grupo  Urca funciona, como gerar resultados e qual nosso objetivo com o SAP. Desta forma, está implementando a ferramenta SAP B1 de tal forma que possamos alcançar os nossos  os objetivos, aprimorando a  gestão de processos, com rapidez nas informações e  padronização das informações, criando assim, uma gestão dinâmica e otimizada. – Alex Nascimento, Controller do Grupo Urca

 


Histórias de Sucesso, implementação sap, sap business one


Marcos Leite

Cofundador da Artsoft, Head de Marketing & Vendas e Diretor da área de Projetos de implementação dos Sistemas de Gestão ERP.

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