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Gestão de crise: tudo que você precisa saber para cuidar do seu negócio

Nos últimos anos, não têm sido incomuns notícias relativas às instabilidades na economia, seja no âmbito nacional seja no âmbito internacional. Nesse cenário, as empresas precisam estar preparadas para lidar com eventuais crises sem sofrer grandes impactos. Para isso, é muito importante saber como fazer uma boa gestão de crise.

Vale lembrar que as crises econômicas se caracterizam pela ruptura violenta de uma situação de normalidade. Portanto, para vencê-las, é fundamental que os gestores e empresários consigam contornar as vulnerabilidades e desenvolver estratégias para que o negócio se adéque às especificidades da nova realidade.

É claro que gerenciar um negócio em meio a uma crise não é uma tarefa fácil, sobretudo em razão das inúmeras incertezas e desânimos por ela ocasionados. No entanto, uma boa gestão pode ajudar a empresa a enfrentar os momentos de instabilidades com sucesso.

Por isso, preparei esse guia sobre a gestão de crise. Nele, você vai encontrar várias dicas para gerenciar o seu negócio nos momentos em que a economia estiver passando por dificuldades. Confira!

Entenda o que é gestão de crise

Antes de conferir algumas dicas para o gerenciamento eficaz da empresa durante os momentos de instabilidade econômica, você precisa entender o que é gestão de crise.

Basicamente, a gestão de crise pode ser entendida como o direcionamento das ações da empresa para o enfrentamento de situações em que um evento (interno ou externo) inesperado ocasiona a ruptura do cenário de normalidade do negócio. No geral, são períodos em que as empresas precisam otimizar os recursos, reduzir os custos e implementar ações que garantirão a sobrevivência do negócio.

Diante de um cenário de crise, que pode colocar em risco o trabalho de anos, é crucial que empresários e gestores adotem boas estratégias de gestão de risco, que sejam capazes de reduzir os impactos da crise na empresa e garantir a sobrevivência do negócio.

Para isso, é fundamental estruturar um plano para o gerenciamento de negócio durante a crise. Nele, serão analisadas as circunstâncias atuais da instituição e, com base nelas, serão definidas as medidas a serem implementadas na empresa para o enfrentamento da crise.

A execução das medidas planejadas deve ser acompanhada e analisada frequentemente, com vistas a identificar se os resultados esperados estão sendo alcançados e se algo pode ou deve ser mudado para que eles sejam melhorados.

Cabe ressaltar que uma gestão eficaz de crise é fundamental para garantir a sobrevivência de qualquer organização que esteja passando por momentos difíceis, uma vez que possibilita a identificação das melhores medidas para contornar a situação.

Além disso, ela auxilia os gestores e empresários a tomarem decisões acertadas de forma mais célere, o que contribui para diminuição dos danos provocados pela crise.

Confira como é feito um bom planejamento de crise

Uma gestão de crise eficiente depende de um bom planejamento, que leve em consideração o cenário em que a empresa se encontra e, claro, as especificidades do negócio. No entanto, existem alguns passos para a elaboração de um plano de gerenciamento de crises. Confira!

Comitê de gerenciamento de crises

O primeiro passo para uma gestão de crise é a criação de um comitê de crise. É esse comitê que ficará a cargo de todo o gerenciamento. Ele é importante porque a reunião de várias pessoas em prol de um único objetivo permite análises mais detalhadas da situação e, consequentemente, a tomada de decisões mais acertadas.

Para a criação do comitê, o ideal é escolher os diretores e gestores mais bem preparados da empresa, que possam contribuir de forma positiva para a análise das dificuldades e tomada de decisões.

Além disso, para garantir o bom andamento do trabalho, é fundamental estabelecer quais serão as obrigações do comitê, pois são elas que irão orientar todas as decisões e ações do grupo.

Entre as obrigações do comitê destacam-se a gestão de indicadores, o dever de zelar pela garantia do capital de giro da empresa e pela saúde e bem-estar dos funcionários, bem como o de manter o bom relacionamento com os clientes. Além dessas, devem ser incluídas outras obrigações que mais se adéquem à realidade da empresa.

Divisão de tarefas

Após a criação do comitê de gerenciamento de risco, é importante delimitar as responsabilidades e deveres de cada um de seus membros. Isso é muito importante para melhoria dos processos. Afinal, com a delimitação das tarefas evita-se discussões desnecessárias, há otimização do tempo e recursos.

Delimitação do processo decisório

Outro fator muito importante no planejamento da gestão de crises é a definição de como serão os processos de tomadas de decisões no âmbito do comitê de risco. Deve ser definido previamente se as decisões serão tomadas por maioria (simples ou absoluta) ou se elas ficarão sujeitas à prévia aprovação do presidente ou vice-presidente do comitê, por exemplo.

Diagnóstico da situação

A delimitação de estratégias eficazes e das melhores medidas para o enfrentamento da crise deve ser precedida de uma análise minuciosa acerca da atual situação do negócio e dos possíveis problemas da empresa.

O ideal é que as estratégias sejam pensadas tendo por base os seguintes cenários:

  • situação atual da empresa;
  • situação hipotética da empresa a médio prazo;
  • situação desejada.

Traçar esses cenários facilita a identificação das melhores ações para o enfrentamento das dificuldades e previne o corte de recursos que podem afetar os fluxos internos da empresa, a produção e o atendimento aos clientes.

Na hora de fazer o diagnóstico, o ideal é contar com o auxílio de um software de gestão. Pois, eles possuem todas as informações relevantes da empresa e conferem maior confiabilidade ao processo, por reduzir os riscos de erros comuns em processos manuais.

Mapeamento dos stakeholders

Deve ser feito um levantamento de todas as instituições que relacionam com a sua empresa e como as medidas adotadas para o enfrentamento da crise podem afetá-las. É muito importante que tudo isso seja levado em consideração na tomada de decisão.

Delimitação das ações de curto e médio prazo

Após o levantamento e análise de todos os dados, o próximo passo é traçar as ações de curto e médio prazo para reduzir os impactos da crise. Nessa etapa, além de ser delimitado o que deve ser feito, será definido quem ficará responsável por cada ação, quando ela será feita e qual o resultado esperado.

Conheça quais são os pilares de um bom planejamento de gestão de crise

Como você viu, uma gestão de crise eficiente depende de um bom planejamento, que leve em consideração o cenário em que a empresa se encontra e, claro, as especificidades do negócio.

Um gerenciamento eficiente de crise deve ser pautado na ética, transparência das ações e diálogo. É muito importante que a empresa dialogue com todos que podem ser influenciados por suas decisões e ações.

Vale lembrar que todas as decisões e ações da empresa, inclusive durante a crise, não podem perder de vista os propósitos da organização, tampouco a segurança e bem-estar dos funcionários.

Além disso, as tomadas de decisões devem ser pautadas em análises minuciosas acerca do cenário atual da empresa. Por meio delas, devem ser definidas as estratégias, metas e ações a serem adotadas para contornar as dificuldades.

Cabe ressaltar que a execução do plano de gestão de crise deve ser monitorado, reavaliado e, caso necessário, modificado, sempre com vistas a identificação de eventuais falhas e melhorias que podem ser feitas para facilitar o funcionamento da instituição e otimizar seus resultados.

Confira como conversar internamente na empresa sobre a crise

É indiscutível que o gerenciamento de crise promove muitas mudanças na empresa e que todas elas visam, em última análise, a redução de danos e sobrevivência do negócio. Essas mudanças não afetam apenas a organização, mas todos que com ela se relacionam, por exemplo, colaboradores e seus familiares, fornecedores e, até mesmo, de forma indireta, os concorrentes.

No geral, os colabores são afetados diretamente. Afinal, eles fazem parte do dia a dia da empresa e participam diretamente da execução das ações. Por isso, é fundamental que eles tenham ciência das medidas que estão sendo implementadas e que todas mudanças visam o enfrentamento da crise com o menor impacto possível.

Desse modo, para uma gestão de crise eficaz, a empresa precisará comunicar-se de forma clara e eficaz com todos os seus funcionários.

Além dos colaboradores, também é fundamental que haja comunicação clara e efetiva com os fornecedores, uma vez que eles também podem ser afetados pelas mudanças promovidas no âmbito de sua empresa.

Nesse cenário, o ideal é incluir no planejamento a criação e estruturação de canais efetivos de comunicação, tanto com os colaboradores como com os fornecedores.

Cabe ressaltar que, para o bom funcionamento dos canais de comunicação, é necessário definir um porta-voz da empresa, quais são os objetivos do canal, bem como o tom, a frequência e os horários da comunicação.

Veja algumas dicas para um bom gerenciamento de crise

Agora que você já sabe o que é gestão de crise e qual a sua importância para a redução de danos e sobrevivência do negócio durante os períodos de instabilidades econômicas, confira algumas dicas para um bom gerenciamento de crise!

Controle de gastos

Não restam dúvidas de que um controle de gastos é fundamental para melhoria de resultados de qualquer negócio. No entanto, em períodos de crise, ele pode ser de suma importância para a sobrevivência do negócio.

Quando se fala em controle de gastos não é muito raro que se pense em redução de investimentos. No entanto, as duas coisas não estão necessariamente ligadas. Muitas vezes, é possível reduzir os gastos sem afetar a execução das tarefas diárias e a produtividade da empresa.

No geral, gastos não essenciais ou que não trazem nenhum tipo de retorno podem e devem ser cortados, não só apenas nos momentos de crise.

Além disso, outra ótima forma de reduzir os custos é evitar desperdícios, seja de dinheiro, seja de recursos. Para isso, também vale a pena investir em políticas de conscientização dos funcionários, pois a utilização dos recursos de forma consciente evita desperdícios e gastos desnecessários.

Vale lembrar que o controle de gastos, inclusive nos momentos de normalidade do mercado, possibilita a economia de recursos, seja para sobrevivência da empresa em momentos difíceis, seja para bons investimentos. Por isso, é muito importante ter uma boa gestão de custos.

Investimentos

O primeiro pensamento que vem em mente nos momentos de crise é a redução de gastos, sobretudo porque o cenário é repleto de incertezas e demanda ações cautelosas.

No entanto, para os empresários que possuem boas reservas financeiras e já estão preparados para enfrentar a crise, o momento também pode representar uma ótima oportunidade para fazer investimentos, como compra de equipamentos e maquinários. Afinal, a necessidade de incentivar o consumo acaba por ocasionar a baixa de preços.

Se sua empresa estiver com boas reservas e o investimento não for comprometer o enfrentamento da crise, as aquisições podem contribuir, por exemplo, para automatização de processos, aumento de produtividade e, até mesmo, redução de custos.

Vale lembrar que os investimentos em momentos de crise devem ser feitos de forma cuidadosa, para não gerar endividamentos, tampouco comprometer a sobrevivência da empresa.

Além disso, no caso de aquisição de equipamentos e maquinário, o ideal é ficar de olho no valor do dólar. Caso esteja em alta, priorize os produtos nacionais. Assim, além de economizar, você contribui com o desenvolvimento de empresas nacionais.

Investimentos em resultados rápidos

Quando uma crise econômica se inicia, não se consegue antever até quando ela vai durar. Por isso, ficar esperando ela passar pode ser uma péssima ideia para a saúde financeira de seu negócio. Do mesmo modo, fazer investimentos cujos retornos são de longo prazo não é o mais indicado.

Uma boa estratégia para sobreviver à crise é investir em atividades que podem oferecer retornos mais céleres, por exemplo, a ampliação de segmento de mercado para um produto já existente, a abertura de novos canais de vendas, como e-commerce, etc.

Seguindo essas dicas, certamente você conseguirá fazer um bom planejamento da gestão de crise. Com isso, será possível identificar as melhores estratégias e adotar as medidas mais adequadas para a sua empresa enfrentar as intempéries de eventuais crises econômicas da melhor forma possível.


Marcos Leite

VP Vendas e Marketing em Artsoft Sistemas Empresário, ajuda pequenas e médias empresas a crescer de forma segura através da aplicação tecnologia aos processos de gestão e controle. Antes de assumir o cargo de VP do Grupo Artsoft, passou pela área de suporte e atendimento ao cliente, implementação de ERP, gerenciamento de projetos, Vendas, e VP do Grupo Artsoft. Musico baterista e entusiasta de Marketing e Vendas.

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